2011年8月24日星期三

信息管理系統開發應用的要求

信息管理系統開發應用的要求

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連鎖企業計算機管理信息系統的開發、建設與應用是現代化連鎖企業經營與管理的重要組成部分，系統的好壞將直接關系到今后企業規模經營的發展和經濟效益的獲取。在重視和加緊信息系統建設時，有些問題不能忽略，必須統籌兼顧，例如企業的系統規模、基礎條件、開發方式、投資多少、應用范圍、人員狀況等。不僅需要大量投資，而且對管理和人員也有一定的要求。這些是企業在實施計算機管理時，不能不考慮和注意的問題。

1．系統開發條件
連鎖企業經營計算機管理系統的開發應用，需要具備以下條件。

(1)領導重視并參與

連鎖企業管理信息系統的建立過程中會碰到各種問題，如需要各環節人員的積極配合和支持，需要有一批業務骨干參加，需要有較多的資金投入，需要求企業業務規范化、標準化的進一步完善等；另外系統的應用需要領導和強有力的規章制度來保證；最后發揮系統功能最終是為企業經營決策服務，需要落實到企業負責人對系統的了解和使用上。實踐證明，企業領導的重視和直接參與，便于協調和理順企業各方面的關系，也便于全面調動企業的人力、物力和財力，使系統開發得以順利進行，取得較好的應用效果。因此，可以說企業領導的重視和參與是建立計算機管理信息系統成敗的關鍵。

(2)經營管理規范化

經營管理基礎是指為實現連鎖企業的經營目標和管理職能而提供的資料依據、共同準則、基本手段、前提條件等。具體包括作業業務流程，管理工作標準化，準確、完整的經濟信息資料，各種定額數據，規章制度、管理制度等。如果某個連鎖企業的管理基礎還不很規范和統一，不能做到商品編碼統一、廠商代號統一、單據報表統一、作業流程統一等，那么建立起來的計算機管理信息系統的適用性就會很差，很難用于進行企業的經營管理。因此，企業經營管理基礎的規范化和統一化是建立計算機管理信息系統的必要前提。

(3)三結合的開發隊伍

管理信息系統的開發，需要領導參加、需要計算機專業技術人員參加，還需要企業的業務骨干參加。同時，從企業戰略發展的角度出發，應盡量強調各級業務管理層人員的全員參加，強調企業全體人員的協助。因為計算機管理信息系統開發與應用不僅是領導、業務人員和計算機技術人員的事，也應得到全體員工的理解和協助，只有全體人員盡職盡責的發揮作用才可能使計算機系統得以順利的開發應用。
組建理想的開發班子，應以企業總經理掛帥；企業各級業務及管理人員參加，要特別強調業務骨干、技術能手、關鍵崗位的關鍵人員的參加；并配有開發單位的項目負責人、系統分析和設計人員，程序員及計算機專業和網絡專業技術人員，以確保系統的策劃、開發、監管、應用和驗收。這個班子應強調三結合方式，更應強調突出發揮企業復合型人才的作用。

(4)培養復合型人才

計算機系統應用是一個復雜的系統工程，與管理密切相關。在應用過程中，需要有計劃、有組織地逐步實施，每一個環節都需要強有力的支持與協調。既要有領導的支持、又要有具體人員進行具體工作，并及時解決出現的問題。作為計算機系統工作人員，既要有計算機專業知識，又要有實際的商業管理知識和經驗。一個計算機系統應用效果如何，是與企業的組織管理水平和人員素質密切相關的。

(5)單據及報表格式標準

由于使用計算機進行管理，需要對原有的各類原始單據、記錄、臺賬、賬冊和各種報表，根據現代連鎖經營管理體系和計算機系統處理的要求，重新進行設計、規范，實現標準化，并滿足經營管理的實際需要。

(6)條形碼化

使用條形碼進行連鎖經營管理，是準確輸入商品信息、防止管理漏洞、提高效率的有效手段。目前商品中許多商品沒有條形碼需自制店內碼來實現條形碼管理，這給商品流轉環節增加了費用和工作量。應當制定一系列的規章制度，以防止商品條形碼錯貼、假碼混入、一碼多用等情況的發生。

(7)對供貨商的要求

除了連鎖企業內部的要求之外，也應對供貨商提出協助要求。要求主要是使商品帶有國際標準的通用商品條形碼，以及供貨商商品數據的完整性及規范化等。政府有關部門應加強管理，以及社會相關業界大力呼吁，積極做好供應商的工作。

只有應用先進的計算機管理手段，加強信息的高速反饋和有力控制，才可能不斷真正發展連鎖經營，形成有實力的連鎖經營規模，給企業帶來經濟效益。

(8)資金保障

由于計算機管理信息系統開發所需配置的計算機硬件、軟件、操作系統、開發工具以及網絡通信設備等的價格一般都比較昂貴，因此在建立系統時必須有足夠的經費保證。所需經費可根據開發計劃一次性投入或分階段、多次投入。
2．系統規模選型

不同規模的連鎖企業、不同的應用領域、不同的功能需求，在管理信息系統開發時差異很大，要求也不完全相同。鑒于連鎖企業計算機管理信息系統的建立在我國尚處于起步階段，還沒有較為完善、規范化的系統，在確定方案時應多方考察、謹慎選擇方案。宜選擇幾處條件相似的連鎖企業進行實地考察，將本企業擬建立的系統與考察企業系統的實際運作相比較，從中篩選出適合本企業的最佳管理信息系統方案和可供選擇的最佳軟、硬件配置。

系統規模選型原則一是實事求是、二是重在發展。千萬不可貪大求洋，盲目追求“高、大、全”，造成人力、物力、財力的浪費；或者因投資過低導致系統性能大為降低的傾向。連鎖企業必須根據本企業的經營目標和管理要求來確定計算機管理信息系統的具體目標和規模，構造適合本企業的管理系統模型。

3．系統性能

連鎖企業計算機管理信息系統應具備的性能，可以歸納為以下幾個方面。

(1)安全可靠性

連鎖經營要求數據的采集、加工處理和輸出準確無誤。若管理信息系統由于其軟、硬件問題而經常處于工作不穩定的狀態，甚至引起差錯，如提供的數據不可靠等，就會導致管理失調、決策的失誤。或者與消費者產生糾紛，或者與外界通信系統產生矛盾等。因此，系統的安全可靠性是至關重要的。系統的安全可靠性還包括提供作業密碼、系統備份、還原操作等，應確保資料不受破壞。

(2)可擴充性

計算機管理信息系統應以開放性系統結構和設備為中心來建立，使系統具有較強的擴充和升檔能力，以保證連鎖業務規模及經營領域擴大時的需要。例如信用卡的使用、多種外幣現金的結算、計算機計稅設施的安裝，以及增加店鋪等。需要時，只要在現有機型上適當追加投資就可以擴容、增加使用功能。

(3)先進性

為使系統建立后具有一個較長的生命周期，要多方面了解機型生產和推出的時間、全面了解機型的先進性，避免由于安裝過時或者使用將淘汰機型而造成不應有的失誤。

(4)實用性

系統應具有很好的實用性和一定的通用性。不僅能充分滿足目前業務要求，還要考慮今后幾年發展的需要，并能在盡可能短的時間內得以實施并產生應有的效益。

(5)簡易性

系統應具有操作簡單、易學易用等特點，并具有較強的容錯功能。

4．選擇適當的系統開發方式

管理信息系統的開發方式，通常有企業自主開發、委托外單位開發、聯合開發和購買現成軟件包四種方式。各種開發方式的優缺點鮮明，目前多采用的開發方式是聯合開發方式，并且強調以企業為主、控制開發過程、有條件的選擇開發協作單位的作法。在市場經濟環境和計算機設備與技術飛快發展的今天，企業在管理信息系統開發中應根據自身的技術力量、資金狀況、發展目標等實際情況，選擇適合自身的開發方式和合作伙伴。

5．加強運行管理

連鎖企業管理信息系統開發完成并投入使用后，并不等于就能夠創造效益，必須要加強管理，否則系統功能再強也不能發揮其應有的作用，實現其設計目標。除加強對職工進行培訓、加強系統管理專業隊伍的建設及機房管理外，尤其需加強系統的運行管理。系統的運行管理，主要包括日常運行管理和對系統的維護。

(1)日常運行管理

日常運行管理主要是進行運行跟蹤記錄，完整、準確的系統運行記錄是進行系統評價、系統改進和審核的基礎，也是系統安全應用的保證。應制訂嚴格的制度，采取必要的措施，從系統投入運行開始，操作人員就應嚴格按要求填寫運行記錄。
記錄的內容可以按照系統的特點和要求不同而定，如：在數據收集階段應記錄數據的收集時間、來源、數量、單位及記錄手段等；在數據處理階段要記錄數據收到的時間、處理時間，出錯情況的數量、類型、處理辦法、處理結果，綜合說明數據的質量情況；系統運行階段要記錄運行時間、文件存取情況、故障出現的實際情況、如何處理及處理結果；輸出階段要記錄生成信息的數量、種類、提供服務的單位、評價、錯誤發生的數量、原因等；操作人員在作數據備份時，應詳細記錄備份盤的名稱、數量和時間，并注明是全部備份還是部分備份等；如果要覆蓋過去的數據，應記錄被覆蓋的數據名稱、數量、時間和批準人等。

(2)系統維護

系統維護分為在運行中發生故障和錯誤時的被動維護以及因經營管理的實際需要提出對原系統做局部更新的主動維護。對于被動維護，首先要判斷發生故障和錯誤的原因是屬于軟件還是硬件，然后分別進行維護。對于軟件還是硬件，然后分別進行維護。對于主動維護應按下列步驟進行：填寫修改申請表、說明修改原因和內容；由系統主管人員根據原系統功能及利用功率、人員、經營等情況審定修改是否必要和可能，作出是否修改及何時修改的決定。如何決定修改，則有系統主管人員以書面形式下達給程序員，指明修改內容、要求和期限。由系統主管人員負責驗收，投入運行，并用書面形式向使用者及操作人員指明新增加的功能及修改的情況等。
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